紙つぶて 細く永く

2014年6月以前の記事は元のBlog(OCN)からinportしたものそのままです。鋭意改善中です。<(_ _)>

紙からデータへ

職場では、「申請書」なるものを受け付ける場合がある。

ソフトウェアをライセンスにしたがって購入する場合に所属を証明する資料である。

デジタルの最前線にあるPC取扱部署でありながら、残念ながら構成員に

「IT」についての知識が非常に薄い。

申請者がHPから「EXCEL」や「PDF」書式申請書をダウンロードし書き込むのであるが

書き込んだあと、その送付方式がFAXというのが悲しいかな主な流れとなっている。

最新の複合機ではFAXを受信しても紙で出さずに、受信サーバーに電子データで

保存することが可能になっている。(ここで紙にするか否かが節約の大きな分岐点)

ある有名国立大学では年間のコピー用紙使用枚数が数億枚に上るそうだ。

経費として数億円以上かかっていることになる。

そこでなぜ紙かという問題である。

申請書の流れに戻ると、

まず「申請者」はHPから「申請書」EXCELL版をPCにダウンロードする

この場合「EXCELL」でダウンロードするのが要点である。

PDFの場合どうしても書き込みが困難になり、PrintOutして手書きとなる運命になる。

まず1番目これが多くの申請者が紙を必要とする結果となる

EXCELLでキーボード入力をするから、手書きによる判読できない文字も無くきれいに

入力できるし、かつ記入も楽である。

なかにはEXCELLでダウンロードしながら、PrintOutして紙に手書きする紙信奉者もいるが・・

これは処置なし。宗旨替えをお願いするしかない。

この時代であるから、紙信奉者といえども多数はWeb環境にはあるようで、電話あるいは

メール送信により(!!)、「FAXを送った」旨連絡してくる。

FAXは文書をスキャンし、文字や線を白と黒のドットで画像として送る方法である。

ゆえにもちろん時間はかかるし、かつカラーで送ることは不可能である。

したがって上記複合機で電子化しても文書のスキャン時あるいは通信時の電気的処理

で元文書にはない線がはいったり、影が強調されたりする。

せっかくメールを送るくらいなら、添付ファイルで送れば通信費も節約できECOである。

EXCELLそのままで添付するもよし、PDFに変換し添付する方法もある。

フリーソフトでPDF作成ソフトも数多くある。(私は「CutePDF Writer」使用)

Webサイトからダウンロード、インストールしておけば、その後該当文書印刷のときに

印刷ドライバーとしてこのソフトを選択し印刷の実行、保存先を聞いてくるので希望の場所

を指定するだけでPDFが完成する。

そしてメール添付に保存した文書を指定してやればOK

一方、申請受付者は受信サーバーを覗きに行きモニタで確認するのが肝要である。

しかし管理受付部門でも紙信奉者はこれを紙でPrintOutしてしまう。

また、メール添付で来た申請書を紙に印刷してしまう。

せっかく電子データに保存した意義がない。

これが二番目紙を増やす結果となる。

紙にすると保存方法にも難点があり、たとえばことなる部署で参照するにも困難が伴う。

データにすれば劣化はなく、LANでつながっていればどこでも確認ができる。

この方法でかなりの紙文書が電子化され紙節約がすすむ。

各人がIT技術に慣れること、改善の意識をもつことで電子化はどんどん進んでゆく。

これは申請書の場合だけでなく、多くの文書についてこの方法で電子化が可能となる。

契約書・納品書・請求書についても電子印鑑やタイムスタンプで電子化はすでに可能と

なっている。

数億枚の紙がゼロになり数億円の経費をかなり削減ゼロ円に近く!!

することが可能になるのである。

さらに昨年iPadが登場し、電子文書への流れはご存知のとおり周知となった。

ある有名国立大学では年間のコピー用紙使用枚数が数億枚に上るそうだ。
経費として数億円以上かかっていることになる。

そこでなぜ紙かという問題である。
申請書の流れに戻ると、
まず「申請者」はHPから「申請書」EXCELL版をPCにダウンロードする
この場合「EXCELL」でダウンロードするのが要点である。
PDFの場合どうしても書き込みが困難になり、PrintOutして手書きとなる運命になる。
まず1番目これが多くの申請者が紙を必要とする結果となる
EXCELLでキーボード入力をするから、手書きによる判読できない文字も無くきれいに
入力できるし、かつ記入も楽である。
なかにはEXCELLでダウンロードしながら、PrintOutして紙に手書きする紙信奉者もいるが・・
これは処置なし。宗旨替えをお願いするしかない。

この時代であるから、紙信奉者といえども多数はWeb環境にはあるようで、電話あるいは
メール送信により(!!)、「FAXを送った」旨連絡してくる。
FAXは文書をスキャンし、文字や線を白と黒のドットで画像として送る方法である。
ゆえにもちろん時間はかかるし、かつカラーで送ることは不可能である。
したがって上記複合機で電子化しても文書のスキャン時あるいは通信時の電気的処理
で元文書にはない線がはいったり、影が強調されたりする。
せっかくメールを送るくらいなら、添付ファイルで送れば通信費も節約できECOである。
EXCELLそのままで添付するもよし、PDFに変換し添付する方法もある。
フリーソフトでPDF作成ソフトも数多くある。(私は「CutePDF Writer」使用)
Webサイトからダウンロード、インストールしておけば、その後該当文書印刷のときに
印刷ドライバーとしてこのソフトを選択し印刷の実行、保存先を聞いてくるので希望の場所
を指定するだけでPDFが完成する。
そしてメール添付に保存した文書を指定してやればOK

一方、申請受付者は受信サーバーを覗きに行きモニタで確認するのが肝要である。
しかし管理受付部門でも紙信奉者はこれを紙でPrintOutしてしまう。
また、メール添付で来た申請書を紙に印刷してしまう。
せっかく電子データに保存した意義がない。
これが二番目紙を増やす結果となる。
紙にすると保存方法にも難点があり、たとえばことなる部署で参照するにも困難が伴う。
データにすれば劣化はなく、LANでつながっていればどこでも確認ができる。
この方法でかなりの紙文書が電子化され紙節約がすすむ。
各人がIT技術に慣れること、改善の意識をもつことで電子化はどんどん進んでゆく。

これは申請書の場合だけでなく、多くの文書についてこの方法で電子化が可能となる。
契約書・納品書・請求書についても電子印鑑やタイムスタンプで電子化はすでに可能と
なっている。
数億枚の紙がゼロになり数億円の経費をかなり削減ゼロ円に近く!!
することが可能になるのである。
さらに昨年iPadが登場し、電子文書への流れはご存知のとおり周知となった。